Pemantauan Karyawan Diulas – Bagaimana Pekerjaan Anda Melacak Anda

Apa Itu Teknologi Pemantauan Karyawan?

Seperti banyak kemajuan teknologi, teknologi pemantauan karyawan berawal dari program yang disponsori pemerintah. Dikembangkan untuk pengawasan populasi massal dan kontraterorisme oleh lembaga 3-huruf, alat pemantauan yang kuat ini — beberapa di antaranya telah terungkap melalui WikiLeaks — sejak itu telah disederhanakan dan diprivatisasi untuk penggunaan korporat.

Majikan memiliki berbagai pilihan perangkat lunak pemantauan karyawan, masing-masing menawarkan kekhususannya. Meskipun kemampuan pemantauan relatif standar di seluruh papan, pemain utama membedakan diri mereka melalui penegakan otomatis dan peringatan keselamatan, penilaian dan evaluasi karyawan, atau fungsionalitas peramalan produktivitas. Alat-alat terkemuka yang tersedia saat ini adalah:

• Teramind
• EmpMonitor
• ActivTrak
• Hubstaff
• Time doctor

Sebelum membahas apa yang dapat dilakukan perusahaan dengan informasi Anda, mari kita bahas terlebih dahulu berbagai metode yang digunakan majikan untuk memantau Anda.

Mengumpulkan Informasi Digital Anda

Dulu terbatas pada aset perusahaan selama jam kerja, karyawan saat ini tanpa sadar menyetujui pengawasan 24/7 sebagai pertukaran untuk hak kerja dari rumah dan kebijakan Bawa-Perangkat-Sendiri (BYOD). Meskipun undang-undang menetapkan bahwa majikan hanya dapat memantau selama jam kerja, kenyataannya adalah bahwa teknologi memungkinkan manajer untuk memantau perangkat karyawan setiap saat… dan ketika mereka bisa, mereka akan melakukannya.

Teramind umumnya dianggap memiliki penawaran solusi pemantauan karyawan yang paling lengkap untuk desktop dan server (bukan perangkat seluler), jadi mari kita sebutkan kemampuannya.

Teramind memberi majikan kemampuan untuk memantau hal-hal berikut:

• Perekaman layar konstan dengan pemutaran
• Ketikan — di setiap situs web
• Kunjungan halaman web dan durasinya
• Email — ke, dari, subjek dan isi, lampiran
• Transfer file
• Pertemuan
• Pesan Instan di SEMUA platform – media sosial, Slack, dll
• Aktivitas media sosial, konten yang diposting dan lampirannya
• Pencarian
• Pencetakan termasuk Print ke PDF
• Snapshots layar
• Sesi dan pemantauan jaringan

Setiap kata yang Anda ketik, setiap situs yang Anda kunjungi, setiap file yang Anda akses… semuanya direkam dan dicatat selama itu di perangkat perusahaan, baik itu kotak masuk email pribadi, akun media sosial, atau Dropbox. Beberapa aplikasi bahkan memungkinkan perusahaan untuk mengaktifkan kamera komputer.

Teramind dan perangkat lunak pemantauan lainnya memungkinkan majikan untuk memicu agen tersembunyi, yang mengendalikan apakah karyawan tahu mereka sedang dipantau atau tidak pada waktu tertentu.

Untuk smartphone, solusi Manajemen Perangkat Seluler (MDM) memungkinkan majikan untuk memantau dan mengelola perangkat seluler milik perusahaan atau pribadi. Meskipun teks dan email pribadi tidak dipantau, perusahaan dapat melihat berapa banyak pesan yang Anda kirim, berapa banyak kontak yang Anda miliki, aplikasi apa yang Anda gunakan, dan seberapa lama. Solusi MDM juga digunakan untuk melacak lokasi GPS perangkat.

Pengawasan Fisik

Di luar perangkat Anda, perusahaan dapat melacak ke mana Anda pergi menggunakan lokasi GPS dan umpan video dari CCTV atau kamera perangkat. Mereka dapat melacak berapa lama Anda duduk di meja Anda dan bahkan berapa lama Anda menghabiskan waktu di kamar mandi.

Tidak dirahasiakan bahwa penggunaan pengawasan video dan perekaman audio oleh perusahaan di tempat mereka dan di kendaraan perusahaan mereka (pikirkan: mobil perusahaan) secara hukum diperbolehkan, tetapi bagaimana dengan beberapa blok jauhnya dari kantor?

Kamera superzoom berkualitas tinggi, drone, dan mikrofon parabolik yang memantau gerakan dan ucapan karyawan sangat kuat sehingga dapat digunakan beberapa blok jauhnya dari kantor. Ini bukan fiksi ilmiah, ini terjadi hari ini dengan kasus pengadilan untuk membuktikannya.

Dalam kasus seperti itu, Todd Wulffson, seorang mitra di firma hukum ketenagakerjaan dan pekerjaan berbasis di California, mengatakan bahwa kasus akan diselesaikan demi karyawan.

“Anda sama sekali tidak dapat menggunakan drone untuk memantau karyawan kecuali karyawan diberitahu terlebih dahulu, yang tidak dilakukan dalam kasus ini,” katanya. “Bahkan kemudian, drone memiliki nuansa Big Brother yang kuat. Juri tidak akan pernah mentolerir drone, kamera superzoom, mikrofon parabolik, atau teknologi lain yang orang tidak mengharapkan Anda gunakan.” — Todd Wulffson (Sumber: Ketika Pemantauan Karyawan Berjalan Sangat Salah)

Wearable

Biaya langsung dan tidak langsung dari semua cedera dan penyakit tempat kerja di AS lebih dari $250 miliar per tahun. Untuk mengatasi ini, perusahaan seperti Hitachi telah mulai melengkapi pekerja dengan teknologi wearable untuk mengumpulkan data kesehatan dan lokasi karyawan mereka.

Hitachi juga mengklaim mampu ‘mengukur kebahagiaan’ dengan metrik yang mereka kumpulkan. Perusahaan yang mengoperasikan gudang dan pabrik juga menggunakan pelacak wearable untuk membantu karyawan dalam keadaan darurat.

Bagaimana Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Menggunakan Informasi Anda

Data yang dikumpulkan melalui berbagai alat pemantauan karyawan seringkali diagregatkan ke dalam “profil bakat,” yang memungkinkan perusahaan dan departemen HR mereka untuk melakukan pelacakan produktivitas, manajemen kinerja, deteksi ancaman, atau pencegahan cedera di tempat kerja.

Kasus bisnis untuk deteksi ancaman dan pencegahan cedera di tempat kerja cukup jelas, di mana karyawan berbagi informasi mereka dengan perusahaan untuk melindungi diri mereka sendiri dan orang lain dari cedera atau serangan siber.

Tetapi pelacakan produktivitas dan manajemen kinerja sering kali diperdebatkan sebagai jalan satu arah, dengan manfaat yang semata-mata dimiliki oleh perusahaan.

Pelacakan Produktivitas

Manajer menggunakan alat pemantauan karyawan untuk melihat bagaimana karyawan menghabiskan waktu mereka selama jam kerja dan menilai produktivitas mereka. Beberapa bahkan menawarkan kemampuan pemantauan real-time yang memungkinkan manajer melihat apa yang dilakukan karyawan kapan saja.

Pelacakan produktivitas memperhitungkan berapa lama Anda menghabiskan waktu di tempat kerja, berapa banyak pesan pribadi atau situs web pribadi yang Anda kunjungi, seberapa aktif Anda di media sosial, dll., dan sering menggabungkan skor produktivitas (sering kali dengan menghitung waktu produktif sebagai persentase dari waktu keseluruhan) sehingga manajer dapat memahami bagaimana karyawan menggunakan waktu perusahaan.

Manajer kemudian menggunakan informasi ini untuk mengidentifikasi dan memotivasi pekerja yang tidak produktif atau membantu mengurangi beban kerja pekerja yang terlalu banyak untuk keseimbangan hidup kerja. Informasi ini dapat dibagikan dengan rekan-rekan dan dimasukkan ke dalam profil bakat untuk fungsi Manajemen Kinerja.

Deteksi Ancaman

Untuk deteksi ancaman dan pencegahan kehilangan data, alat pemantauan karyawan memantau kunjungan situs web, unduhan file, dan lampiran email.

Administrator dapat mengatur aturan dan kebijakan khusus untuk berbagai peran organisasi untuk memicu peringatan ketika aturan telah dilanggar.

Beberapa alat bahkan akan menghitung skor risiko seorang karyawan dan kemungkinan bahwa mereka akan menjadi “aktor jahat.” Informasi risiko ini juga dimasukkan ke dalam profil bakat karyawan untuk fungsi Manajemen Kinerja.

Manajemen Kinerja

Sebagai hasil akhir dari semua metrik yang dikumpulkan selama pemantauan karyawan, seringkali dibuat profil bakat yang mencakup semua hal untuk melakukan evaluasi karyawan, promosi, atau pemutusan hubungan kerja.

Bradley Steven, pendiri dan CEO LLC Formations, bertemu secara bulanan dengan tim kepemimpinannya untuk meninjau laporan yang dihasilkan oleh Teramind dan membahas kinerja karyawan.

“Kami berkonsultasi dengan laporan ini untuk memberikan bonus kepada karyawan, mempromosikan mereka, atau bahkan memberhentikan mereka karena kinerja mereka,” kata Bradley. “Generasi laporan yang detail adalah fitur yang harus dimiliki oleh perangkat lunak pemantauan. Pada akhirnya, pemantauan tidak berguna jika kita tidak mendapatkan wawasan berharga dari data.” (Sumber: Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Terbaik tahun 2021)

Apa yang Bisa Anda Lakukan Mengenai Hal Ini

Kurang dari sepertiga dari para karyawan tahu bagaimana perusahaan mereka mengambil dan menggunakan data tempat kerja mereka atau apakah mereka telah memberikan izin.

Tetapi bahkan jika mereka sudah memberikannya, dinamika kekuasaan antara pengusaha dan karyawan begitu rumit sehingga peraturan privasi Uni Eropa tidak menganggapnya sebagai izin yang diberikan dengan bebas dalam kebanyakan kasus.

Selain itu, lebih dari setengah pemimpin bisnis melaporkan bahwa perusahaan mereka tidak meminta izin.

Untungnya bagi karyawan, peraturan terbaru dan putusan pengadilan sepertinya cenderung mendukung hak privasi karyawan.

Peraturan privasi data landmark Uni Eropa, General Data Privacy Regulation 2016, dengan tegas membatasi apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan oleh perusahaan dengan data karyawan, seperti peringkat otomatis dan profil karyawan — meskipun ini hanya berlaku untuk perusahaan-perusahaan di Uni Eropa dan warga negara Uni Eropa.

Lihat daftar denda GDPR kami untuk melihat apa yang dapat terjadi pada perusahaan yang melanggar privasi orang.

Sayangnya bagi karyawan di AS, tidak ada undang-undang privasi federal, dan California Consumer Privacy Act 2018 tidak mengatasi data karyawan. Meskipun demikian, di AS, kebijakan pemantauan karyawan dan kode etik:

• Harus didefinisikan dengan jelas dan didokumentasikan
• Secara eksplisit menjelaskan bagaimana dan apa yang akan dipantau
• Mengharuskan pengakuan tertulis oleh karyawan
• Menjelaskan bahwa tidak ada atau sedikit harapan privasi ketika menggunakan properti perusahaan
• Menyatakan dengan jelas bahwa tidak ada data yang tidak terkait dengan kinerja kerja yang dikumpulkan
• Menetapkan batasan pada pengungkapan data pribadi kepada pihak ketiga

Pastikan untuk merujuk kebijakan-kebijakan ini, sehingga Anda memahami apa yang dikumpulkan oleh perusahaan Anda dan untuk tujuan apa, dan rujuk ke materi pelatihan Anda untuk memastikan bahwa Anda telah memberikan izin eksplisit untuk kegiatan pemantauan ini.

Jika Anda tidak nyaman dengan kebijakan mereka, pertimbangkan untuk menggunakan perangkat seluler atau laptop terpisah untuk aktivitas pribadi Anda.

Dan konsultasikan dengan seorang pengacara hak-hak karyawan jika Anda merasa telah dipantau secara tidak adil atau hak privasi Anda telah dilanggar melalui pemutusan hubungan kerja yang salah atau sanksi.

Semoga Anda dapat percaya bahwa pengusaha Anda memperlakukan Anda dengan penghargaan yang seharusnya sebagai manusia, bukan sebagai sumber daya manusia.