Werknemersmonitoring Uitgelegd – Hoe Je Werkgever Jou Volgt
Toetsenbordlogsoftware volgt alles wat je typt, draagbare technologie volgt overal waar je gaat, drones, superzoomcamera’s, parabolische microfoons…
Nee, dit is niet de CIA, dit is je werkgever. Bedrijven hebben vandaag de dag een hele reeks technologieën tot hun beschikking, specifiek ontworpen om de acties en het gedrag van hun werknemers te monitoren en op te nemen.
- Wat werknemersmonitoring technologie is
- Hoe werkgevers hun werknemers monitoren
- Voorbeelden van werknemersmonitoring software
- De wettelijkheid van werknemersmonitoring
- Hoe je jezelf kunt beschermen tegen onrechtmatige werknemersmonitoring
Denk je dat je veilig bent?
Bijna 80% van de bedrijven gebruikt een vorm van gebruikersmonitoringstool en de krachtige productiviteitsberekeningen voor hun besluitvorming, prestatiebeoordelingen, werkveiligheid, juridische aansprakelijkheidsbescherming en verdediging tegen sabotage en IP-diefstal.
Met de opkomst van thuiswerken hebben werkgevers in wezen groen licht gekregen om werknemers overal te volgen.
Maar is dit legaal?
Verwijzend naar de relevante Amerikaanse federale privacywet – de Electronic Communications Privacy Act van 1986, een wet die zelfs werd gecreëerd vóór de uitvinding van de desktopcomputer – hebben Amerikaanse bedrijven het recht om toegang te krijgen tot alle informatie van werknemers bij gebruik van bedrijfsmiddelen of op bedrijfsterrein.
Bovendien omvat het inwerkingsproces van de meeste werkgevers een overeenkomst waarin de werknemer erkent dat hun werk-e-mail, computers en apparaten niet privé zijn. (Zie hier voor een volledige lijst van wat een bedrijf wettelijk mag volgen)
De meeste werkgevers hebben zeker geen kwade bedoelingen met deze technologieën, en de meeste managers monitoren apparaten passief om ongeautoriseerde toegang tegen te gaan.
Toch zijn er vele gevallen waarin bedrijven hun boekje te buiten zijn gegaan en de privacy van hun werknemers hebben geschonden.
Daarom moet je weten hoe je werkgever je kan volgen en wat ze met deze informatie kunnen doen.
In dit artikel zullen we de verschillende technologieën onthullen die beschikbaar zijn op de markt waarmee werkgevers hun werknemers volgen en beoordelen, en waarom velen van hen zijn beperkt in plaatsen zoals de EU, de wereldleider op het gebied van digitale privacy.
Ik geef voorbeelden van werknemersmonitoring software en leg uit wat de wettelijke status is van werknemersmonitoring. Ook geef ik advies over hoe je jezelf kunt beschermen tegen onrechtmatige werknemersmonitoring.
Ik leg uit dat bijna 80% van de bedrijven een vorm van gebruikersmonitoringstool gebruikt en dat, met de opkomst van thuiswerken, werkgevers in wezen groen licht hebben gekregen om werknemers overal te volgen.
Er zijn echter gevallen geweest waarin bedrijven hun grenzen hebben overschreden en de privacy van hun werknemers hebben geschonden.
Wat is Werknemer Monitoring Technologie?
Net als veel technologische vooruitgang, vindt werknemer monitoring technologie zijn oorsprong in door de overheid gesponsorde programma’s. Ontwikkeld voor grootschalige bevolkingssurveillance en terrorismebestrijding door 3-letterige agentschappen, zijn deze krachtige monitoringtools – waarvan sommige via WikiLeaks zijn blootgesteld – inmiddels afgezwakt en geprivatiseerd voor bedrijfsgebruik.
Werkgevers hebben een breed scala aan opties voor werknemer monitoring software, elk met zijn eigen specialiteit. Hoewel de monitoringmogelijkheden over het algemeen standaard zijn, onderscheiden de grote spelers zich door geautomatiseerde handhaving, veiligheidswaarschuwingen, werknemersbeoordelingen of productiviteitsprognoses. De toonaangevende tools van vandaag zijn:
- Teramind
- EmpMonitor
- ActivTrak
- Hubstaff
- Time Doctor
Voordat we duiken in wat bedrijven kunnen doen met jouw informatie, laten we eerst bespreken hoe werkgevers jou monitoren.
Verzamelen van jouw digitale informatie
Vroeger beperkt tot bedrijfsmiddelen tijdens werkuren, gaan werknemers tegenwoordig onbewust akkoord met 24/7 surveillance in ruil voor thuiswerkprivileges en Bring-Your-Own-Device (BYOD) beleid. Hoewel de wet voorschrijft dat werkgevers alleen tijdens werkuren mogen monitoren, stelt technologie managers in staat om apparaten van werknemers te allen tijde te monitoren… en wanneer ze kunnen, zullen ze dat ook doen.
Teramind staat algemeen bekend als het meest uitgebreide aanbod van werknemer monitoring oplossingen voor desktops en servers (niet mobiele apparaten), dus laten we hun mogelijkheden opsommen.
Met Teramind kunnen werkgevers het volgende monitoren:
- Constante schermopnames met terugkijkfunctie
- Toetsaanslagen – op elke website
- Webpagina bezoeken en duur
- E-mails – naar, van, onderwerp en inhoud, bijlagen
- Bestandsoverdrachten
- Vergaderingen
- Directe berichtgeving op ALLE platformen – sociale media, Slack, enz.
- Sociale media activiteit, geplaatste inhoud en bijlagen
- Zoekopdrachten
- Printen inclusief Printen naar PDF
- Scherm snapshots
- Sessies en netwerk monitoring
Elk woord dat je typt, elke site die je bezoekt, elk bestand dat je opent… het wordt allemaal opgenomen en gelogd zolang het op een bedrijfsapparaat is, of het nu een privé e-mail inbox, social media-account of Dropbox is. Sommige apps laten bedrijven zelfs toe om computer camera’s aan te zetten.
Teramind en andere monitoring software stellen werkgevers in staat om een verborgen agent te activeren, die bepaalt of de werknemer wel of niet weet dat hij op dat moment wordt gemonitord.
Voor smartphones stellen Mobile Device Management (MDM) oplossingen werkgevers in staat om bedrijfs- of persoonlijke mobiele apparaten te monitoren en te beheren. Hoewel persoonlijke teksten en e-mails niet worden gemonitord, kunnen bedrijven zien hoeveel berichten je verstuurt, hoeveel contacten je hebt, welke apps je gebruikt en hoe lang. MDM-oplossingen worden ook gebruikt om de GPS-locatie van het apparaat te volgen.
Fysieke Surveillance
Buiten je apparaten om, kunnen bedrijven bijhouden waar je heen gaat met behulp van GPS-locatie en videobeelden van CCTV of apparaatcamera’s. Ze kunnen bijhouden hoe lang je aan je bureau zit en zelfs hoe lang je op het toilet doorbrengt.
Het is geen geheim dat een bedrijf het gebruik van videobewaking en geluidsopname op hun terrein en in hun bedrijfsvoertuigen (denk aan: bedrijfsauto) wettelijk is toegestaan, maar wat als het een paar straten verderop is?
Hoogwaardige superzoom camera’s, drones en parabolische microfoons die de bewegingen en spraak van werknemers monitoren zijn zo krachtig dat ze straten verderop van het kantoor kunnen worden gebruikt. Dit is geen sciencefiction, het gebeurt vandaag de dag met rechtszaken als bewijs.
In dergelijke gevallen zegt Todd Wulffson, partner bij een in Californië gevestigd arbeidsrechtbureau, dat de zaak in het voordeel van de werknemers zal worden beslecht.
“Je mag absoluut en positief geen drone gebruiken om werknemers te monitoren, tenzij de werknemers hier vooraf over zijn geïnformeerd, wat in dit geval niet het geval was,” zegt hij. “Zelfs dan voelt de drone nogal Big Brother-achtig. Een jury zal nooit een drone, superzoom camera, parabolische microfoon of welke andere technologie dan ook tolereren die mensen niet van je zouden verwachten.” — Todd Wulffson (Bron: Wanneer het monitoren van je werknemers vreselijk misgaat)
Wearables
De directe en indirecte kosten van alle werkgerelateerde letsels en ziekten in de VS bedragen jaarlijks meer dan $250 miljard. Om dit tegen te gaan, zijn bedrijven zoals Hitachi begonnen met het uitrusten van werknemers met draagbare technologie om gezondheids- en locatiegegevens van hun werknemers te verzamelen.
Hitachi beweert ook ‘geluk te kunnen meten’ met de gegevens die ze verzamelen. Bedrijven die magazijnen en fabrieken runnen, gebruiken ook draagbare locators om werknemers in noodsituaties te assisteren.
Hoe werknemer monitoring software jouw informatie gebruikt
De gegevens die verzameld worden door verschillende werknemer monitoring tools worden vaak samengevoegd in een “talentprofiel”. Dit stelt bedrijven en hun HR-afdelingen in staat om productiviteitsmetingen, prestatiebeheer, bedreigingsdetectie en het voorkomen van arbeidsongevallen uit te voeren.
De zakelijke redenen voor het detecteren van bedreigingen en het voorkomen van arbeidsongevallen zijn redelijk rechttoe rechtaan: werknemers delen hun informatie met bedrijven om zichzelf en anderen te beschermen tegen letsel of cyberaanvallen.
Maar productiviteitsmeting en prestatiebeheer worden vaak betwist als een eenrichtingsweg, waarbij de voordelen uitsluitend voor de onderneming zijn.
Productiviteitsmeting
Managers gebruiken werknemer monitoring tools om te zien hoe werknemers hun tijd besteden tijdens werkuren en om hun productiviteit te beoordelen. Sommige bieden zelfs mogelijkheden voor realtime monitoring waarmee managers kunnen zien wat werknemers op elk moment doen.
Productiviteitsmeting houdt rekening met hoe lang je aan je werkstation zit, hoeveel persoonlijke berichten of persoonlijke websites je bezoekt, hoe actief je bent op sociale media, enz., en vat vaak productiviteitsscores samen (vaak door productieve tijd als een percentage van de totale tijd te berekenen) zodat managers kunnen begrijpen hoe de werknemer bedrijfstijd gebruikt.
Managers gebruiken deze informatie vervolgens om onproductieve werknemers te identificeren en te motiveren, of om de werklast van overwerkte werknemers te verminderen voor een betere werk-privébalans. Deze informatie kan worden gedeeld met collega’s en opgenomen in talentprofielen voor prestatiebeheerfuncties.
Bedreigingsdetectie
Voor bedreigingsdetectie en preventie van gegevensverlies monitoren werknemer monitoring tools websitebezoeken, bestandsdownloads en e-mailbijlagen.
Beheerders kunnen specifieke regels en beleidslijnen instellen voor verschillende organisatierollen om waarschuwingen te activeren wanneer de regels zijn overtreden.
Sommige tools berekenen zelfs de risicoscore van een werknemer en de kans dat deze een “slechte speler” wordt. Deze risicoinformatie wordt ook opgenomen in het talentprofiel van een werknemer voor prestatiebeheerfuncties.
Prestatiebeheer
Als een samenvatting van alle verzamelde metrieken tijdens het monitoren van werknemers, wordt er vaak een allesomvattend talentprofiel gemaakt voor werknemers om werknemersevaluaties, promoties of ontslagen uit te voeren.
Bradley Steven, oprichter en CEO van LLC Formations, komt maandelijks bijeen met zijn leidinggevend team om rapporten gegenereerd door Teramind te bespreken en de prestaties van werknemers te evalueren.
“We raadplegen deze rapporten om werknemers bonussen te geven, ze te promoten of zelfs te ontslaan vanwege hun prestaties,” zegt Bradley. “Het genereren van gedetailleerde rapporten is een onmisbare functie voor de monitoring software. Immers, monitoren heeft geen zin als we geen waardevolle inzichten uit de gegevens halen.” (Bron: De Beste Werknemer Monitoring Software van 2021)
Wat Kun Je Eraan Doen
Minder dan een derde van de werknemers is zich ervan bewust hoe hun werkgevers data van de werkplek verzamelen en gebruiken, of ze überhaupt toestemming hebben gegeven.
Maar zelfs als ze dat wel hadden gedaan, is de machtsverhouding tussen een werkgever en een werknemer zo ingewikkeld dat de privacyregelgeving van de EU in de meeste gevallen niet beschouwt dat er vrijwillig toestemming is gegeven.
Bovendien rapporteert meer dan de helft van de bedrijfsleiders dat hun bedrijven geen toestemming vragen.
Gelukkig lijken recente regelgevingen en gerechtelijke uitspraken in het voordeel te zijn van het recht op privacy van werknemers.
De belangrijkste gegevensbeschermingsverordening van de EU, de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016, beperkt expliciet wat een bedrijf wel en niet mag doen met werknemersgegevens, zoals geautomatiseerde scoring en profilering van werknemers – hoewel dit alleen van toepassing is op EU-bedrijven en EU-burgers.
Bekijk onze lijst met GDPR-boetes om te zien wat bedrijven kan overkomen die de privacy van mensen schenden.
Helaas is er voor Amerikaanse werknemers geen federale privacywetgeving en gaat de California Consumer Privacy Act van 2018 niet over werknemersgegevens. Echter, in de VS is het verplicht dat beleid en gedragscodes voor werknemersmonitoring:
- Duidelijk zijn gedefinieerd en gedocumenteerd
- Expliciet aangeven hoe en wat er wordt gemonitord
- Een schriftelijke bevestiging van werknemers vereisen
- Verduidelijken dat er weinig of geen verwachting van privacy is bij het gebruik van bedrijfseigendommen
- Duidelijk aangeven dat er geen gegevens worden verzameld die niet gerelateerd zijn aan werkprestaties
- Beperkingen stellen aan het verstrekken van persoonlijke gegevens aan derden
Zorg ervoor dat je deze beleidslijnen raadpleegt, zodat je begrijpt wat je bedrijf verzamelt en met welk doel, en raadpleeg je introductiemateriaal om er zeker van te zijn dat je expliciete toestemming hebt gegeven voor deze monitoringsactiviteiten.
Als je niet comfortabel bent met hun beleid, overweeg dan om een apart mobiel apparaat of laptop te gebruiken voor persoonlijke activiteiten.
En raadpleeg een arbeidsrechtenadvocaat als je denkt dat je onrechtmatig bent gemonitord of dat je privacyrechten zijn geschonden door een onterecht ontslag of straf.
Hopelijk kun je erop vertrouwen dat je werkgever je behandelt met het respect dat je verdient als mens, niet als een human resource.